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L'Atelier Droits & Gouvernance : Structurer votre organisation

Un CRM performant est un CRM où l'information circule en toute sécurité. L'objectif de notre Atelier Droits & Gouvernance est de définir "qui a le droit de quoi"

Plutôt que d'ouvrir tous les accès à tout le monde — au risque de polluer vos données ou de compromettre la confidentialité — nous dessinons ensemble une structure hiérarchique et fonctionnelle précise.

Cet atelier est le socle sur lequel repose la confiance de vos utilisateurs dans l'outil.

1. Définir vos Équipes : Le reflet de votre organigramme

La première étape consiste à cartographier votre organisation pour créer des Équipes HubSpot. Cela permet de regrouper vos collaborateurs non pas comme de simples utilisateurs isolés, mais comme des forces collectives :

  • Segmentation par métier ou BU : Regrouper les profils par fonction (Ventes, Marketing, Service, Administration) ou par Unité d'Affaire.

  • Hiérarchie de visibilité : Définir les niveaux de "parenté" entre les équipes. Par exemple, une équipe "France" pourra voir les données des équipes "Région Nord" et "Région Sud", mais pas l'inverse.

  • Équipes secondaires : Pour les collaborateurs transverses qui interviennent sur plusieurs périmètres métiers.

2. Ensembles d'autorisations : Standardiser les accès

Pour simplifier la gestion de vos futurs recrutements, nous ne paramétrons pas les droits utilisateur par utilisateur. Nous créons des Ensembles d'autorisations (Permission Sets) :

  • Profils types : Nous définissons des rôles standards (ex: Commercial Junior, Manager Sales, Coordinateur Marketing).

  • Granularité des actions : Pour chaque objet (Contacts, Entreprises, Transactions), nous décidons qui peut Voir, Modifier, Créer ou Supprimer.

  • Accès aux outils : Qui peut importer des données ? Qui peut exporter votre base client ? Qui a le droit de modifier les paramètres du compte ?

3. Maîtriser la portée des données (Scope)

C'est ici que l'on définit la "bulle" de travail de chaque collaborateur pour éviter la surcharge d'informations :

  • Tout le monde : Accès total à la base.

  • Équipe uniquement : Le collaborateur ne voit que ce qui appartient à son équipe.

  • Propriétaire uniquement : Le collaborateur ne voit que les fiches qui lui sont personnellement assignées.

4. Pré-définir les Vues Dédiées par équipe

Pour que chaque équipe soit opérationnelle dès le premier jour, nous profitons de cet atelier pour définir leurs filtres de travail favoris :

  • Vues de pilotage : Des listes automatiques basées sur l'appartenance à l'équipe (ex: "Mes opportunités en cours", "Les tickets ouverts de mon équipe").

  • Efficacité immédiate : En arrivant sur HubSpot, vos collaborateurs ne perdent pas de temps à chercher leurs dossiers ; leurs vues prioritaires sont déjà configurées et épinglées.

Comment préparer cet atelier ?

Pour maximiser l'efficacité de cette séance, nous vous conseillons de préparer en amont :

  1. Votre organigramme à jour.

  2. La liste des utilisateurs avec leur métier et leur niveau de responsabilité.

  3. Une réflexion sur les données sensibles : Y a-t-il des informations que certains services ne doivent absolument pas voir ?